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20 consejos de gestión del tiempo para aumentar tu productividad

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¿Sueles ser puntual o tarde? ¿Terminas las cosas dentro del tiempo estipulado? ¿Entregan sus informes / trabajo a tiempo? ¿Eres capaz de lograr lo que quieres hacer antes de los plazos? ¿Eres un buen gerente de tiempo?

Si su respuesta es «no» a cualquiera de las preguntas anteriores, eso significa que no está administrando su tiempo tan bien como lo desea. Aquí hay 20 consejos de administración del tiempo para ayudarlo a administrar mejor el tiempo:

1. Crear un plan diario

Planifica tu día antes de que se desarrolle. Hazlo por la mañana o incluso mejor, la noche antes de dormir. El plan le brinda una buena visión general de cómo se desarrollará el día. De esa manera, no te pillarás desprevenido. Su trabajo del día es atenerse al plan lo mejor posible.

2. Establezca un límite de tiempo para cada tarea

Sea claro que necesita finalizar la tarea X a las 10 a.m., la tarea Y a las 3 p.m. y el elemento Z a las 5:30 p.m. Esto evita que su trabajo se arrastre y coma en el tiempo reservado para otras actividades.

3. Use un calendario

Tener un calendario es el paso más fundamental para administrar sus actividades diarias. Si usa Outlook o notas de loto, el calendario viene como parte de su software de correo.

Lo uso. Es aún mejor si puede sincronizar su calendario con su teléfono móvil y otros hardwares que usa, de esa manera, puede acceder a su agenda sin importar dónde se encuentre. Aquí están las 10 mejores aplicaciones de calendario para mantenerse en el camino  .

Encuentre más consejos sobre cómo usar el calendario para una mejor gestión del tiempo aquí: Cómo usar un calendario para crear tiempo y espacio

4. Use un organizador

Un organizador te ayuda a estar al tanto de todo en tu vida. Es su herramienta central para organizar información, listas de tareas, proyectos y otros elementos diversos.

Estas 15 mejores aplicaciones y herramientas de administración del tiempo pueden ayudarlo a organizarse mejor, elija una que se adapte a sus necesidades.

5. Conozca sus plazos

¿Cuándo necesitas terminar tus tareas? Marque los plazos claramente en su calendario y organizador para que sepa cuándo necesita terminarlos.

Pero asegúrese de no cometer estos  10 errores comunes al establecer fechas límite .

6. Aprende a decir «No»

No tome más de lo que puede manejar. Para las distracciones que surgen cuando haces otras cosas, da un firme no. O aplazarlo a un período posterior.

Leo Babauta, el fundador de Zen Habits, tiene algunas ideas geniales sobre cómo decir no:  El arte apacible de decir no

7. Objetivo para llegar temprano

Cuando apunta a llegar a tiempo, llegará a tiempo o tarde. La mayoría de las veces llegarás tarde. Sin embargo, si su objetivo es llegar temprano, lo más probable es que llegue a tiempo.

Para citas, trate de llegar temprano. Para sus plazos, envíelos antes de lo requerido.

Aprenda de estos consejos sobre cómo prepararse para llegar temprano , en lugar de justo a tiempo.

8. Time Box sus actividades

Esto significa restringir su trabajo a X cantidad de tiempo. ¿Por qué el boxeo es bueno para ti? Aquí hay 10 razones por las que deberías comenzar a boxear en el tiempo .

También puede leer más sobre cómo hacer boxeo de tiempo aquí: # 5 de 13 Estrategias para impulsar su productividad .

 

9. Tenga un reloj visiblemente colocado ante usted

A veces estamos tan absortos en nuestro trabajo que perdemos la noción del tiempo. Tener un reloj enorme frente a ti te mantendrá al tanto de la hora en este momento.

10. Establecer recordatorios 15 minutos antes

La mayoría de los calendarios tienen una función de recordatorio. Si tiene que asistir a una reunión importante, configure la alarma 15 minutos antes.

Puede obtener más información sobre cómo los recordatorios lo ayudan a recordar todo en este artículo: La importancia de los recordatorios (y cómo hacer un recordatorio que funcione)

11. Enfoque

¿Eres tan multitarea que no estás haciendo nada? Si es así, concéntrese en una sola tarea clave a la vez. La multitarea es mala para ti .

Cierre todas las aplicaciones que no esté usando. Cierre las pestañas de su navegador que le están quitando la atención. Concéntrese únicamente en lo que está haciendo. Serás más eficiente de esa manera.

El CEO de Lifehack ha escrito una guía definitiva sobre cómo enfocarse, aprender los consejos: Cómo enfocar  y maximizar su productividad (la Guía definitiva)

12. Bloquear distracciones

¿Qué te distrae en tu trabajo? ¿Mensajes instantáneos? ¿Teléfono sonando? ¿Aparecen mensajes de texto?

Casi nunca uso el chat hoy en día. Las únicas veces que inicio sesión es cuando no tengo la intención de hacer ningún trabajo. De lo contrario, se vuelve muy molesto.

Cuando estoy haciendo un trabajo importante, también apago mi teléfono. Las llamadas durante este tiempo se registran y me pongo en contacto con ellas después si es algo importante. Esto me ayuda a concentrarme mejor.

Encuentre más consejos sobre cómo minimizar las distracciones para lograr más en  Cómo minimizar la distracción para hacer las cosas

13. Sigue el tiempo que pasaste

Cuando comienzas a hacer un seguimiento de tu tiempo, eres más consciente de cómo pasas tu tiempo. Por ejemplo, puede configurar un temporizador de cuenta regresiva simple para asegurarse de que finaliza una tarea dentro de un período de tiempo, digamos 30 minutos o 1 hora. La presión del tiempo puede empujarlo a mantenerse concentrado y trabajar de manera más eficiente.

Puede encontrar más aplicaciones de seguimiento de tiempo aquí y elegir una que funcione para usted.

14. No te preocupes por detalles sin importancia

Nunca se hace todo exactamente de la manera que se desea. Intentar hacerlo es ser ineficaz.

Intentar ser perfecto te hace más daño que bien, aprende aquí sobre cómo el perfeccionismo mata tu productividad y cómo deshacerte de la mentalidad perfeccionista .

15. Priorizar

Como no puedes hacer todo, aprende a priorizar lo importante y deja ir el resto.

Aplique el principio 80/20, que es un principio clave en la priorización. También puede utilizar esta técnica para priorizar todo en su plato:  Cómo priorizar correctamente en 10 minutos y trabajar 10 veces más rápido

 

16. Delegado

Si hay cosas que otros pueden hacer mejor o cosas que no son tan importantes, considere delegar. Esto quita una carga y puede concentrarse en las tareas importantes.

Cuando delega parte de su trabajo, libera su tiempo y logra más. Obtenga información sobre cómo delegar eficazmente los trabajos en esta guía: Cómo delegar el  trabajo (la Guía definitiva para líderes exitosos)

17. Agrupe tareas similares juntas

Para trabajos relacionados, agrúpelos juntos.

Por ejemplo, mi trabajo se puede clasificar en estos grupos principales:

  1. escritura (artículos, mi próximo libro)
  2. entrenamiento
  3. desarrollo del taller
  4. desarrollo de negocios
  5. administrativo

Agrupo todas las tareas relacionadas para que haya sinergia. Si necesito hacer llamadas, asigno un intervalo de tiempo para hacer todas mis llamadas. Realmente agiliza el proceso.

18. Elimina tus pérdidas de tiempo

¿Qué le quita tiempo a su trabajo? ¿Facebook? ¿Gorjeo? ¿Comprobación de correo electrónico? Deja de revisarlos tan a menudo.

Una cosa que puede hacer es dificultar su verificación: eliminarlos de los enlaces rápidos / marcadores de su navegador y guardarlos en una carpeta de marcadores de difícil acceso. Reemplace los marcadores de su navegador con sitios importantes relacionados con el trabajo.

Si bien todavía verificará FB / Twitter sin duda, encontrará que es una frecuencia más baja que antes.

19. Cortar cuando sea necesario

La razón número uno por la cual las cosas se desbordan es porque no te cortas cuando tienes que hacerlo.

No tenga miedo de interceptar en las reuniones o trazar una línea de corte. De lo contrario, nunca habrá un final y solo comerás el tiempo para más tarde.

20. Dejar un tiempo intermedio

No empaques todo de cerca. Deje un tiempo de búfer de 5 a 10 minutos entre cada tarea. Esto le ayuda a concluir la tarea anterior y comenzar con la siguiente.

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